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Pourquoi et comment réduire vos délais de clôture des comptes?

La fin de l’année coïncide souvent avec l’arrêté des comptes annuels. Qui dit « arrêté des comptes » dit bien souvent plusieurs mois de rétrospective sur l’année écoulée.

En effet, lorsque l’entreprise n’a pas de contrainte imposée par ses actionnaires ou n’est pas rattachée à un groupe, elle a tendance à faire durer la période de clôture des comptes au maximum des délais légaux (en général jusqu’à l’établissement de la liasse fiscale à J+3 mois et plus).

Et vous? Combien de temps consacrez-vous à votre bilan?

3 bonnes raisons de réduire ses délais de clôture des comptes :

1- Parce que connaître ses résultats au plus tôt permet de prendre des décisions de pilotage éclairées, de décider de mesures correctives ou d’ajuster le prévisionnel en cas d’éléments significatifs surgissant au moment de l’établissement des comptes.

2- Parce que faire durer une clôture comptable ne permet pas d’être à 100% focalisés sur les objectifs de l’année en cours. L’entreprise perd en réactivité et en efficacité.

3- Parce qu’aucun financement ou levée de fonds ne pourra se faire si l’entreprise ne peut présenter des comptes finalisés et certifiés.

Certes, en l’absence d’un service comptable en interne, vous êtes soumis aux délais préconisés ou imposés par votre expert-comptable. Mais si vous sentez le besoin et l’intérêt pour votre entreprise de raccourcir ces délais, vous devez agir.

Comment réduire les délais de clôture de comptes ?

1 – Internaliser la fonction comptable

Le plus simple pour réduire les délais est la maîtrise en interne. Sans responsable comptable, il sera d’autant plus difficile d’imposer votre volonté de réduire les délais à votre cabinet comptable.

2 – Se fixer un objectif porté par le chef d’entreprise

Pour que la réduction du délai de clôture soit réellement perçue comme une priorité, il importe que cette volonté vienne du chef d’entreprise.

Mieux vaut également donner un objectif atteignable : passer de 90 jours à 15 jours est peut-être un peu ambitieux. A moins d’avoir fait évoluer le service comptable et les systèmes d’information dans l’entreprise, un objectif trop ambitieux risque de démotiver ou angoisser vos équipes. Mieux vaut se fixer une réduction progressive des délais d’année en année jusqu’à atteindre l’objectif cible.

3- Identifier les éléments de clôture spécifiques à l’entreprise

Il faut recenser l’ensemble des éléments ayant un impact sur l’année écoulée : Factures fournisseurs non parvenues (cas des contrats de prestations, par exemple, où les factures arrivent souvent très tard), évaluation du stock (passe par un inventaire physique qui devra être organisé au plus proche de la date de clôture), provisions (ex : % retour clients, écart de change, litiges), inventaire des actifs corporels, dotations aux amortissements, taxes/impôts à payer…

Chaque entreprise a ses spécificités. Il faut lister les éléments spécifiques qui impactent les comptes de fin d’année de votre entité. Cela peut se faire avec l’aide de votre expert-comptable sur la base de l’historique de vos comptes.

4 – Adopter un planning précis et identifier les interlocuteurs clés.

Un planning doit être établi pour chaque étape du processus de clôture permettant de répondre aux questions : Quoi ? Quand ? Qui ? Comment?

Pour chaque élément du processus d’arrêté des comptes, on détermine la personne la plus à même de donner l’information dans les temps. Outre les équipes comptables, l’idée est de mobiliser en interne les interlocuteurs capables de faire remonter les bonnes informations.

5 – Anticiper et mettre en place un suivi régulier

Une personne doit être nommée responsable du bon déroulement de la clôture avec notamment la responsabilité du suivi du planning et l’organisation de réunions d’avancement.

Dans tous les cas, il ne s’agit pas d’attendre le 1er janvier N+1 pour s’en préoccuper.  De nombreux aspects peuvent être anticipés avant la fin de l’année. Par exemple, des litiges ou des évènements exceptionnels dont vous avez connaissance avant la fin d’année doivent être analysés pour déterminer comment on les traitera comptablement au moment de la clôture.

De même, si l’organisation de l’entreprise le permet, il est conseillé de réaliser des arrêtés des comptes intermédiaires (mensuels, trimestriels ou semestriels) afin de banaliser l’opération et de faciliter la clôture annuelle : en effet, les clôtures intermédiaires ont l’avantage de balayer et de régulariser toutes les opérations comptables en amont.

6 – Accepter les estimations

Ce qui importe c’est que le bilan soit juste au millier près, pas forcément au centime. Vous n’avez pas besoin d’attendre de recevoir toutes les factures qui se rapportent à l’exercice précédent. Lorsque cela est nécessaire et pertinent, on peut passer par des estimations. S’il manque une facture de téléphone, d’électricité, de loyer ou d’honoraires, on peut s’appuyer sur le montant du contrat ou de la dernière facture pour comptabiliser la charge.

Une estimation peut ainsi faire gagner beaucoup de temps sans mettre en péril la fiabilité des comptes.

7- Automatiser / structurer

Pour permettre de réduire les délais de clôture sans accroître les ressources ou y consacrer trop de temps, il faut prendre en considération 3 aspects :

  • Avoir un système d’information performant adapté aux besoins de l’entreprise.
  • Être structuré : cela passe par l’écriture de procédures de clôture.
  • Automatiser les tâches récurrentes : Cela peut passer, par exemple, par la création de masques de saisie, la mise en place de fichiers d’import vers le logiciel comptable…